„INWENTARZ” ZADAŃ ORGANIZACYJNYCH - OPISY STANOWISK PRACY

Artykuły z tej kategorii: Kompetencyjne opisy stanowisk pracy Polecane doradztwa: Opis stanowiska NOMINO - Inwentarz Zadań Organizacyjnych

Jak wiadomo, sposób zorganizowania pracy pociąga za sobą większe prawdopodobieństwo odpowiedniej realizacji zadań, a co za tym idzie osiągnięcia założonych celów - kwestie organizacyjne mają zatem znaczący wpływ na jakość funkcjonowania organizacji i pracujących w niej ludzi. Jednym z kluczowych czynników wpływających z kolei na organizację pracy jest jasny podział zadań pomiędzy pracowników, określany najczęściej Opisami Stanowisk Pracy.

Opisy Stanowisk Pracy (OSP) są istotnym zadaniem działów odpowiedzialnych za politykę personalna firmy -  a przy tym jednym z bardziej zaniedbanych obszarów. W około 80% przypadków istniejące opisy są niewykorzystywane w całym zakresie możliwości lub/ i nieprzystające do rzeczywistości. Często zamiast porządkować i wspierać działania z zakresu Zarządzania Zasobami Ludzkimi (ZZL) funkcjonują jak piąte koło u wozu. Jednocześnie wiele osób zgodzi się, że precyzyjne opisy stanowisk pracy mogą być podstawą efektywnego działania w obszarze ZZL. Trudno wręcz wyobrazić sobie, aby jakakolwiek nowoczesna organizacja mogła sprawnie funkcjonować bez jednoznacznego przypisania poszczególnym pracownikom pewnych obszarów zadaniowych. Pozwala to na podstawowe uporządkowanie wykonywanej pracy, określenie oczekiwań, zakresów odpowiedzialności, budowę ścieżek kariery, szkoleń etc. Opisy stanowisk pracy tworzą także doskonałą bazę dla wartościowania pracy oraz systemów motywacyjnych.

Korzyści możliwe do uzyskania w wyniku wdrożenia kompetencyjnego opisu stanowisk pracy:

• Powiązanie zadań stanowiskowych z zadaniami i celami strategicznymi / biznesowymi firmy i jednostek/komórek organizacyjnych.
• Narzędzie do rekrutacji, selekcji i wdrażania ścieżek kariery zawodowej pracowników.
• Zwiększenie efektywności rekrutacji wewnętrznej i zewnętrznej.
• Efektywniejsze wykorzystanie posiadanej kadry (rotacja pracowników, zastępowalność stanowisk).
• Precyzyjne planowanie działań rozwojowych pracowników.
• Identyfikacja potrzeb szkoleniowych i trafny dobór szkoleń (podnoszenie poziomu kompetencji wymaganych na danym stanowisku).
• Zmiana wizerunku firmy poprzez zwiększenie satysfakcji i stopnia identyfikacji pracowników z firmą.
• Lepsze postrzeganie firmy przez otoczenie zewnętrzne.
• Wzrost efektywności inwestycji szkoleniowych.

Prawdopodobnie jednym z powodów tego, że pomimo tych korzyści opisy stanowisk są kulejącym elementem polityki personalnej jest brak jednoznacznych standardów i narzędzi pozwalających dokonanie poprawnych i użytecznych praktycznie opisów.

Opisy stanowisk powinny być precyzyjne, elastyczne i uwzględniać takie dane jak: nazwa stanowiska, jego cel/ misja, umiejscowienie w strukturze organizacyjnej, wymagania w zakresie kwalifikacji i doświadczeń, zadania realizowane na stanowisku, a także kompetencje. Przypisanie kompetencji do wszystkich stanowisk może w sposób zasadniczy ułatwić większość działań w zakresie ZZL. Pozwala m.in. na przygotowanie narzędzi selekcji kandydatów, oceny pracowników, ścieżek rozwojowych i wielu innych kluczowych elementów polityki personalnej. Te organizacje, którym udało się zbudować profile kompetencyjne dla wszystkich stanowisk często twierdzą, że jest to najcenniejszy element Karty Opisu Stanowiska.

Opisy stanowisk mogą także zawierać określenie warunków pracy (np. uciążliwość), wskaźniki efektywności, odpowiedzialność, czy cechy osobowe.

Typowy proces wdrażania opisów pracy wygląda następująco:

1. Przygotowanie narzędzi (Inwentarz Zachowań Organizacyjnych, wzory Kart Opisu Stanowisk, Katalog Kompetencji)
2. Przygotowanie zespołu projektowego – weryfikacja narzędzi
3. Realizacja opisów stanowisk pracy
4. Analiza uzyskanych danych
5. Wdrożenie opisów – prezentacja dla Zarządu
6. Przygotowanie włączenia opisów stanowisk  - ze szczególnym uwzględnieniem kompetencji – w poszczególne obszary ZZL

Przystępując do opisów stanowisk pracy można się oprzeć na takich metodach opisu, jak na przykład obserwacja pracy przez zewnętrznego konsultanta, dziennik zadań, wywiady, opis zespołowy. Każda z tych metod ma swoje zalety, żadna jednak nie gwarantuje, że powstałe opisy pozwolą zbudować jednolity, jasny dla wszystkich osób system. Gwarantuje to natomiast zastosowanie narzędzia, jakim jest zbiór czy „inwentarz” zadań organizacyjnych, a także ściśle z nim powiązany Katalog Kompetencji podstawowych (zbiór kompletnie opisanych kompetencji z definicją, pięciostopniową skalą na poziomie minimum pięciu wskaźników, wskazówkami rozwojowymi).

„Inwentarz” zadań stanowi podstawę do opisu stanowisk pracy (rodzin stanowiskowych) w kategoriach zadań oraz kompetencji niezbędnych do ich realizacji. Jest to zestawienie KILKUSET zadań, które mogą być wykonywane na różnorodnych stanowiskach pracy. Zadania są podstawowym elementem opisu stanowisk pracy. W „inwentarzu” są one także podstawowym elementem poddawanym analizie przez osoby dokonujące opisu stanowiska. Niemal każde zadanie występujące w „inwentarzu” zostało dodatkowo opisane poprzez czynności związane z realizacją danego zadania. Należy jednak pamiętać, że czynności są przede wszystkim elementem pomocniczym pozwalającym dokładnie scharakteryzować dane zadanie.

Zadania zawarte w „inwentarzu” są dodatkowo pogrupowane w szerokie kategorie – zbiory zadań o podobnej charakterystyce bądź obszarze oddziaływania – np.: kategoria „klient” jest związana z zadaniami występującymi w obszarze kontaktów i obsługi klientów firmy.

Pogrupowanie zadań w kategorie ma na celu ułatwić wypełnianie „inwentarza”. Kategoria, która nie ma żadnego zastosowania względem opisywanego stanowiska może być w całości pominięta. Jeśli na przykład dane stanowisko nie jest w żaden sposób związane z kategorią zadań finansowych bądź informatycznych to nie ma potrzeby przeglądać tej kategorii. W praktyce oznacza to, że osoba wypełniająca „inwentarz” w pierwszej kolejności określa, które z podanych kategorii mają zastosowanie do pracy na danym stanowisku. W dalszej kolejności rozpatrywane są wyłącznie te zadania z tych wybranych kategorii.

Analizując poszczególne zadania należy pamiętać, że „inwentarz” służy ułatwieniu wyboru tych zadań, które mają kluczowe znaczenie na danym stanowisku. Określając znaczenie każdego z zadań można je ocenić pod względem wagi, czyli wpływu na  jakość i efektywność pracy na danym stanowisku.

„Inwentarz” służy przede wszystkim do precyzyjnego i jednoznacznego przypisania kluczowych zadań dla poszczególnych stanowisk. Dotychczasowe doświadczenia wskazują, że najlepiej jest w ten proces wdrożyć osoby zajmujące dane stanowisko oraz ich bezpośrednich przełożonych. „Inwentarz” jest najpierw wypełniany przez wybranych pracowników piastujących dane stanowisko pracy. Wypełnienie formularza zajmuje od 30 minut do godziny. Następnie dane od indywidualnych osób są zbierane i analizowane - efektem jest raport zbiorczy, czyli lista proponowanych głównych zadań (oraz kluczowych kompetencji) dla danego stanowiska pracy. Raport zbiorczy jest analizowany przez Panel Ekspertów składający się z osób zajmujących dane stanowisko, przełożonego oraz klienta wewnętrznego. Na podstawie danych z raportu dokonywany jest ostateczny wybór kluczowych zadań (oraz kompetencji). Jest to także okazja do uzupełnienia pozostałych danych niezbędnych do pełnego opisu stanowiska. Powstające opisy stanowisk są opracowywane i porównywane przez członków Zespołu Projektowego. Daje to możliwość wniesienia ostatecznych korekt oraz znalezienia stanowisk o zbliżonym poziomie. Jest to podstawa dla dalszych decyzji dotyczących możliwości połączenia stanowisk – o ile wcześniej występowały one pod różnymi nazwami. Opracowany materiał w postaci katalogu opisanych stanowisk powinien być zatwierdzony przez Zarząd firmy, gdyż będzie to podstawa większości działań z zakresu polityki personalnej firmy.

Wykorzystanie narzędzia niesie takie korzyści, jak oszczędność czasu,  trafność opisu i łatwość obsługi.

dodaj swój komentarz