Rozmowa oceniająca

Czytelnia z tej kategorii: Koncepcja kierowania przemianami O piątej dyscyplinie Pierwsze - nie motywuj! Przezwyciężanie stereotypów Znaleźć ciekawą pracę Zobacz szkolenia: Przywództwo Zarządzanie zmianą Zarządzanie czasem i organizacja pracy Motywowanie pracowników Trening Umiejętności Kierowniczych dla sieci handlowych Polecane artykuły: Kompetencje przywódcy Pochwała wytrwałości Stres organizacyjny Znaleźć ciekawą pracę Drukuj stronę... Wyślij znajomym...

"Motywacja do pracy, potencjał do rozwoju, zdolność do podejmowania nowych obowiązków, gotowość do ukierunkowania swoich działań na realizację celów firmy... to wszystko jest w ludziach (...). Naczelnym celem kierownictwa jest stwarzanie takich warunków pracy i metod funkcjonowania organizacji, aby ludzie mogli realizować własne cele poprzez ukierunkowanie swoich działań na realizację celów firmy."

 

W praktyce rozmowy oceniające częściej budzą negatywne emocje niż entuzjazm i łatwiej spotkać pracowników zawiedzionych przebiegiem rozmowy oceniającej niż takich, dla których była ona motywująca. Źle przeprowadzona rozmowa oceniająca jest poważną porażką zarówno menedżera, jak i pracownika. Aby temu zapobiegać należy rozwijać konkretne i praktyczne umiejętności z zakresu:

1. przygotowania się do rozmowy,
2. tworzenia atmosfery wzajemnego zaufania i współpracy,
3. ośmielania pracowników do dzielenia się swoimi poglądami, potrzebami, obawami,
4. ustalania oceny pracy na bazie rozmowy, a nie narzucania własnych poglądów,
5. radzenia sobie z obiekcjami i różnicą zdań,
6. doprowadzania do tego, aby wypracować rozwiązania problemów i plan poprawy na przyszłość.

 

Skuteczna rozmowa oceniająca nie może być sytuacją, w której pracownik po prostu dowiaduje się jaką opinię na temat jego pracy ma przełożony i co z tego wynika. Skuteczna rozmowa oceniająca powinna być przeprowadzona w formie dialogu, podczas którego pracownik i przełożony omawiają każdy element zakresu obowiązków i każdy wcześniej wyznaczony cel. Na bazie faktów wspólnie dochodzą oni do wniosków dotyczących możliwości poprawy sytuacji i wyznaczają cele na przyszłość.

"Aby osądzać, należy cierpliwie wysłuchać, trzeźwo ocenić fakty, mądrze odpowiedzieć i bezstronnie podjąć decyzję".

Douglas Mc Gregor

 

Menedżerowi trudno będzie przeprowadzić konstruktywną i skuteczną rozmowę oceniającą, jeśli stanowi ona pierwszą i jedyną okazję do tego, by wspólnie z pracownikiem przeanalizować cele i zadania, które zostały przed nim postawione. Rozmowa oceniająca, aby być skuteczną, powinna tworzyć trzeci etap systemu kierowania zespołem. Pozostałe elementy tego systemu to:

 

1. poza "standardowym" zakresem obowiązków określenie kluczowych działań i parametrów oceny oraz dopasowanie do indywidualnych możliwości pracownika celów, według których mierzona będzie jego efektywność.
2. przejęcie przez menedżera funkcji doradcy, który monitoruje przebieg realizacji celów przez pracownika i w razie potrzeby pomaga w rozwiązywaniu problemów, aby nie dopuścić do sytuacji kryzysowych.

Im bardziej konkretne, realne i wymierne są ustalenia dotyczące oczekiwanych od pracownika rezultatów i im bardziej konstruktywnie menedżer wspomaga swój zespół w sytuacjach kryzysowych, tym bardziej prawdopodobne jest, iż rozmowa oceniająca spełni swoje założenia i przyniesie obu stronom oczekiwane rezultaty.

 

Skuteczna rozmowa oceniająca powinna:

• umożliwić obu stronom obiektywne określenie mocnych stron pracownika, punktów wymagających poprawy i możliwości lepszego wykorzystania jego potencjału,
• pomóc menedżerowi w zdefiniowaniu planów rozwojowych i ścieżki kariery pracownika,
• zapewnić menedżerowi informacje na temat możliwych usprawnień w firmie,
• zmotywować pracownika do podjęcia nowych wyzwań, poprawienia jakości i wydajności pracy,
• zapewnić menedżerowi informacje racjonalne i stosunkowo obiektywne dane do podjęcia decyzji o ewentualnych awansach i zwiększeniu poziomu wynagrodzeń.

 

Korzyści wynikające z dobrze przeprowadzonej rozmowy oceniającej:

Dla firmy i przełożonego:

1. pracownicy identyfikują się z firmą i świadomie realizują jej cele
2. wzrasta jakość i wydajność pracy
3. zmniejsza się rotacja pracowników
4. zmniejsza się ilość formalnych bądź nieformalnych konfliktów pomiędzy pracownikami, a ich przełożonymi
5. potencjał pracowników wykorzystuje się i uzgadnia zgodnie z planowanym kierunkiem rozwoju firmy
6. decyzje o wynagradzaniu i awansowaniu pracowników są podejmowane w sposób bardziej obiektywny i racjonalny.

 

Dla pracownika:

1. pracownik czuje się bezpiecznie wiedząc, jak jego praca jest oceniana przez pracodawcę
2. pracownik ma większą szansę na sukces znając oczekiwania pracodawcy
3. pracownik wie, co ma poprawić w swojej pracy i jakiej pomocy może oczekiwać
4. pracownik czuje się dowartościowany możliwością podzielenia się z przełożonym swoimi spostrzeżeniami odnośnie firmy, zespołu i swoich oczekiwań, wiedząc, iż będzie to poważnie potraktowane.

 

Rozmowa oceniająca: zagrożenia

 

Jednym z największych zagrożeń dla konstruktywnego przebiegu rozmowy oceniającej jest przeprowadzenie jej w sposób mało obiektywny. Typowe błędy popełniane przez menedżerów to:

1. Brak klarownych kryteriów oceny. Menedżer nie określił kluczowych działań ani innych klarownych kryteriów oceny i pracownik nie wie, według jakich parametrów będzie oceniany.
2. Efekt ostatniej chwili. Kierowanie się w swojej ocenie wypadkami ostatnich tygodni czy miesięcy, a nie branie pod uwagę całego okresu, który jest oceniany.
3. Efekt czynników ekstremalnych. Menedżer koncentruje się na kilku czynnikach/kryteriach oceny, według których pracownik wypadł wyjątkowo pozytywnie bądź negatywnie.
4. Efekt faworyzowania. Faworyzowanie pracowników, którzy są sympatyczni i z którymi miło się współpracuje. Jednocześnie ocenianie w sposób bardziej surowy pracowników, których osobowość nie odpowiada przełożonemu.
5. Efekt zawyżonej oceny. Menedżer zawyża ocenę wszystkich pracowników i pomija problemy, aby nie demotywować pracowników.
6. Efekt twardej ręki. Menedżer zaniża oceny nawet najlepszym pracownikom według zasady "u mnie nikt nie zasługuje na szóstkę".
7. Efekt "złotego środka". Menedżer ocenia wszystkich pracowników podobnie według przyjętej przez siebie bezpiecznej średniej, aby "nie narażać się nikomu".
8. Efekt potrzeby firmy. Menedżer ocenia pracowników tak, aby wynik oceny uzasadnił takie, a nie inne traktowanie pracowników przez pracodawcę: podwyżkę, awans lub ich brak.

 

Czego unikać w rozmowach oceniających?

 

• poddawania ocenie, czy wręcz krytyce osobowości pracownika; należy mówić o pracy i konkretnych zachowaniach, a nie cechach osobowości,
• porównywania pracownika do innych osób w firmie - przykład innych nie motywuje chyba, że porównujemy konkretne wyniki,
• obarczania pracownika odpowiedzialnością za sprawy, na które nie ma wpływu,
• kłócenia się z pracownikiem na temat oceny jego pracy.

 

Prowadzenie rozmowy:

 

1. Stworzenie stosownej atmosfery.

Ważne jest miejsce, w którym spotkanie ma się odbyć, lepiej aby była to neutralna salka konferencyjna niż gabinet menedżera. Menedżer na wstępie powinien przypomnieć cele rozmowy i podkreślić jej znaczenie dla przyszłej współpracy. Następnie powinien zostać uzgodniony plan rozmowy i oczekiwany wkład pracownika w jej przeprowadzenie.

 

2. Gdzie jesteśmy?

Menedżer przypomina zakres obowiązków oraz wymogi kompetencyjne ustalone dla danego stanowiska. Punktem odniesienia do oceny kompetencji są zachowania pracownika w różnorodnych sytuacjach zawodowych. Każda ocena winna być omówiona w kontekście ogólnych wyników tak, aby menedżer mógł skonfrontować swoją wiedzę i opinię na temat poczynań pracownika z jego punktem widzenia.

  

3. Dokonanie oceny przez menedżera.

Rozmowa oceniająca to rodzaj sesji informacji zwrotnej nakierowanej na określenie działań rozwojowych w zakresie kompetencji. Na podstawie swoich spostrzeżeń menedżer punkt po punkcie omawia swoje oceny koncentrując się na sytuacjach rozbieżności między stanem pożądanym, a zaobserwowanym. Kluczem do sprawnego i konstruktywnego przeprowadzenia tej części rozmowy jest konkret i koncentracja na faktach. Unikamy uogólnień i nigdy nie krytykujemy osobowości pracownika - i tak nie da się jej zmienić.

 

4. Komentarz pracownika

Pracownik ma prawo nie zgodzić się z oceną menedżera i uzasadnić swój punkt widzenia. W tej części kluczową umiejętnością menedżera jest zdolność aktywnego wysłuchania pracownika. Za wszelką cenę należy unikać przerywania pracownikowi i wdawania się w pełną emocji dyskusję, która często prowadzi do otwartego konfliktu. To nie ocena jest kluczowym elementem procesu, lecz wskazówki dotyczące rozwoju.

 

5. Oczekiwania pracownika

Po podsumowaniu części oceniającej działalność pracownika menedżer powinien zachęcić go do określenia swoich oczekiwań wobec firmy i przełożonego.

W przeprowadzeniu tej niezwykle trudnej dla obu stron części rozmowy pomocne może być pytanie "Co mogę zrobić, aby w przyszłości lepiej nam się współpracowało?" i /lub „Jakich działań oczekujesz od kierownika w ramach wspierania Twoich kompetencji?".

 

6. Plan działania

Nadrzędnym celem rozmowy oceniającej jest poprawa jakości i efektywności działań pracownika w kolejnym okresie współpracy. Plan działania mający na celu korektę sposobu funkcjonowania pracownika powinien zawierać:

• obszary wymagające poprawy
• rezultaty jakich oczekujemy
• działania jakie podejmie pracownik oraz przełożony
• termin realizacji w/w założeń.

Tak rozbudowany plan działania niezbędny jest zwłaszcza tam, gdzie ocena pracownika znacznie odbiega od satysfakcjonującej.

 

7. Podsumowanie

Wyznaczanie celów i zadań na dłuższy okres często wymaga wielu ustaleń i wzajemnych deklaracji. Dlatego też w każdym przypadku menedżer powinien dołożyć wszelkich starań, aby spotkanie podsumować konkretnymi ustaleniami koncentrując się na możliwościach, a nie problemach. Nawet najtrudniejsza rozmowa może okazać się konstruktywna i motywująca, jeśli w jej efekcie pracownik będzie realizować swoje cele i będzie to zgodne z celami firmy.