Pochwała skuteczności
|
 |
|
|
Artykuły z tej kategorii: |
 |
 |
|
|
Polecane szkolenia: |
|
|
Jest to trzeci artykuł z cyklu poświęconego
zastosowaniom modelu Hersey’a Blancharda
do praktyki zarządzania.
Dobry menedżer to przede wszystkim menedżer skuteczny. Elastyczność i wytrwałość to cechy prowadzące do efektywności, lecz jej nie gwarantujące. Menedżer skuteczny to taki, którego podwładni realizują to, czego się od nich oczekuje. Menedżer prawdziwie skuteczny uzyskuje ten efekt pozornie bez wysiłku. Co robić, aby tak właśnie było?
Don't work harder - work smarter
Małpi problem
Wiele z typowych procesów, jakie można zaobserwować w relacjach menedżera z pracownikiem wygląda mniej więcej tak:
Pracownik: Dzień dobry szefie! Mamy mały problem.
Menedżer: A co się znowu stało?
Pracownik: Nie możemy wydobyć danych z działu marketingu a bez tego nie jesteśmy w stanie skończyć raportu.
Menedżer: Dlaczego nie można wydobyć tych danych?
Pracownik: Tłumaczą się nawałem własnej roboty przy nowym projekcie. Myślę, że niezbędna jest Pana interwencja.
Menedżer: To znaczy?
Pracownik: Najlepiej, jeśli porozmawiałby Pan z Kowalskim i wyciągnął od niego te dane - najlepiej do trzynastej
Menedżer: Do trzynastej!?!
Pracownik: No właśnie - jak się nie uda to nie skończymy raportu i będzie kicha.
Menedżer: No dobra, zobaczę, co się da zrobić?
Pracownik: OK. to ja czekam
Menedżer: OK
PO takiej rozmowie pracownik spokojnie sobie czeka na materiały, które próbuje dla niego zdobyć jego przełożony. Niby wszystko w porządku, tylko czy na pewno?. Warto, bowiem zastanowić się chwilę: czyim właściwie zadaniem jest "wydobywanie" danych do raportu? Jeśli menedżera, to także on przejmuje odpowiedzialność za cały raport. Jest to najprostsza droga do przejęcia znacznej części zadania zleconego wcześniej innej osobie. Jeśli dzieje się tak z raportem, to zapewne podobna historia dotyczy wielu innych zadań. W efekcie menedżer pracuje na pełnych obrotach po kilkanaście godzin dziennie będąc zaangażowanym w mnóstwo działań wykonywanych przez wszystkich jego ludzi. Co ciekawe dzieje się tak nawet w zespołach złożonych z pracowników, którzy generalnie posiadają odpowiednią motywację jak i niezbędne kompetencje. Skoro, bowiem szef tak chętnie pomaga, to czemu z tej pomocy nie skorzystać. Koniec końców okazuje się, że pracownicy kończą pracę o 16.00 a ich przełożony o 22.15. Z biegiem czasu widoczne staje się to, że przyczyny ewentualnych poślizgów czasowych realizowanych zadań leżą głównie po stronie menedżera - to on w nawale prac nie wyrabia się z wszystkimi zobowiązaniami. Ostrzegam, jeśli jesteś menedżerem i przyłapiesz się na pracy w dni wolne zastanów się czy to samo robią ludzie z twojego zespołu - jeśli nie to prawdopodobnie dałeś się złapać w pułapkę. Pułapka ta polega na przyjęciu na swoje barki zadań, problemów, które prawdopodobnie do ciebie nie należą. Podobno w Danii na określenie sytuacji, gdy ktoś ma problem używa się stwierdzenia "ma małpę". No właśnie - zbyt często przyjmujemy nie swoje małpy. Z początku wyglądają one niewinnie - kilka telefonów, poprawki, uzupełnienie danych, niestandardowa oferta etc. Po jakimś czasie część małp rośnie do rozmiarów goryla - załatwianie pozwoleń, korekta materiałów, nadzór nad projektem etc. Już kilka małp może uczynić pracę uciążliwą. Kilkanaście podtuczonych małp powoduje, że ledwie zipiemy. Zapewniam jednocześnie, że niemal każdy zespół jest dostawcą niezliczonej ilości małp. I nie chodzi tu o złośliwą produkcję, lecz o naturalny proces związany z przekonaniem, że małpy to sprawa szefa. Używając pewnej przenośni możemy powiedzieć, że małpy lubią piąć się do góry. Menedżer z małpami na barkach nie ma na dłuższą metę szans być efektywny.
Co zatem robić?
Po pierwsze proponuję poczynić pewne założenia:
Małpa to problem, który należy rozwiązać?
Małpa ma tylko jednego właściciela!
Właścicielem małpy - w zdecydowanej większości przypadków - powinien być realizator zadania
Jeśli zgadzamy się z tymi założeniami, to jesteśmy gotowi do działania. Jeśli nie to zachęcam do powtórnego rozważenia kwestii - za co jako menedżer biorę pieniądze: za pracę nad zadaniami czy za doprowadzenie do ich realizacji.
Uwaga - małpa!
Zawsze, gdy pracownik zgłasza jakiś problem, zadaje pytanie czy prosi o zdanie, warto wyostrzyć swoją uwagą - być może właśnie skrada się małpa. Małpę można zidentyfikować przede wszystkim po tym, że próbuje ona zawładnąć naszym czasem i energią. Jeśli zatem podczas rozmowy okazuje się, że pojawiają się nowe zadania (choćby z pozoru drobne), które nie są przez nas przewidziane, jest spora szansa, że mamy do czynienia z małpą. Oczywiście tak być nie musi - może to być na przykład początek całkiem nowego przedsięwzięcia, lecz i tak warto wyostrzyć uwagę.
Określ właściciela
Ponieważ małpa ma tylko jednego właściciela trzeba go szybko zidentyfikować - dopóki nie narobiła jeszcze poważniejszych szkód. Każde zdanie typu "mamy problem" należy koniecznie uściślić pytając - czyj dokładnie jest to problem? W 90% przypadków właścicielem małpy jest pracownik realizujący zadanie. W opisanej wcześniej sytuacji menedżer powinien zatem spytać: Kto ma problem? Prawdopodobnie pracownik odpowiedziałby coś w rodzaju "No, ...... ja mam problem"
Istnieją oczywiście sytuacje, gdy zgłoszony problem okazuje się rzeczywistym zadaniem dla menedżera. Także wówczas warto to dokładnie nazwać mówiąc: "Od tej pory ja się tym zajmę."
Co należy zrobić z małpą?
|
Stara przypowieść głosi, że pewnego razu Lao Tse spotkał nad rzeką głodującego wieśniaka. Ten prosił go o coś do jedzenia. Lao Tse zabrał wieśniaka do lasu bambusowego. Tam ściął bambus a następnie doczepił do niego linkę. Z kawałka kory zrobił spławik, ze starych ości haczyk. Na koniec wspólnie wykopali robaki a Lao Tse nauczył wieśniaka jak łowić za pomocą wędki ryby. Wieczorem przy ognisku, gdy zajadali smażone pstrągi obserwujący go uczeń spytał: mistrzu po co tyle zachodu - nie lepiej było dać jałmużnę. Lao Tse odrzekł: dałbym mu wędzoną rybę a najadłby się na jeden dzień, dałem mu wędkę, a będzie syty do końca życia. |
Niemal każdy problem powinien zostać rozwiązany - każdą małpą trzeba się zaopiekować. Problem powinien być rozwiązany przez jego właściciela. Nie zawsze jednak wie on jak do niego podejść. Rolą menedżera jest pomóc pracownikowi znaleźć drogę do właściwego rozwiązania a nie rozwiązywać sam problem. Można, zatem wspólnie zastanowić się nad kwestią: Co należy w tej sytuacji zrobić? Spośród pojawiających się odpowiedzi możliwie szybko eliminujemy te, które zakładają większe zaangażowania menedżera. Wiele osób powie zapewne, że często to, na co menedżer poświęci 10 minut pracownikowi zajmie godzinę albo i więcej. Trudno. Tak może w istocie być - ale za pierwszym razem. Przy następnej okazji będzie krócej a przy jeszcze następnej - być może będzie to 5 minut. Pamiętajmy jednak, że nie wolno nam pozostawić małpy bez opieki. Zawsze, gdy pracownicy zgłaszają problem należy znaleźć sposób jego załatwienia. Dobrą praktyką jest takie prowadzenie rozmowy by to sama osoba zgłaszająca trudność określała, co należy zrobić. Jeśli nie mają pomysłu to dajmy im jakiś czas - nie za długi - na zastanowienie się. Zwykle działa i po kilku chwilach mają cały szereg pomysłów. Możemy liczyć, że dość szybko wszyscy dostrzegą fakt, że zgłoszenie problemu nie oznacza jego pozbycie się. Co więcej każde określenie problemu zmusza jego właściciela do znalezienia odpowiedniego remedium. A skoro tak - to, po co go w ogóle zgłaszać do szefa.
Sprawdź
Najgroźniejsza małpa to ta, którą nikt się nie zaopiekował w odpowiedni sposób. Zawsze należy pamiętać, że jeśli już ktoś zgłosił problem to jego załatwienie może stanowić dla niego jakąś trudność. Dlatego też zawsze należy się umówić na sprawdzenie tego jak małpą zaopiekowano się a przez to unieszkodliwiono.
Menedżer prawdziwie skuteczny
Jednym z najlepszych wskaźników skuteczności menedżera jest czas, jaki posiada. Im więcej go ma tym lepiej. Nie chodzi oczywiście o sytuację, gdy szef się obija a wraz z nim jego zespół. Prawdziwie skuteczny menedżer kieruje zespołem, który dobrze realizuje powierzone mu zadania, a on sam ma wystarczająco dużo czasu zarówno dla siebie jak i dla innych. Jest to czas na poznawanie umiejętności i motywacji swoich pracowników oraz dostosowywanie do tego swoich działań; czas na obserwację i udzielanie informacji zwrotnej - zarówno w formie pochwał jak i reprymend; czas na wytyczanie celów, delegowanie zadań i wzmacnianie pozytywnych zachowań; czas na planowanie pracy i czas dla rodziny. Jeśli zawaleni jesteśmy przez małpy to nie ma szans na dobrą realizację jakiegokolwiek z tych działań. W trudnych czasach zachowanie takiej prawdziwej skuteczności ma jeszcze jedną zaletę - buduje u pracowników poczucie bezpieczeństwa a to trudno przecenić.
Grzegorz Filipowicz
Opracowanie inspirowane książką K. Blancharda: "One Minute Manager meets monkey"
Komentarze do tego artykułu:
Magro,
zubre665(at)wp.pl
Ciekawy artykuł :))
[ dodano: Poniedziałek, 24 Wrzesień 2007 ]
|
